Le Secrétariat Mutualisé
Origine de l’idée
Lors de rencontres avec différents professionnels de santé adhérents à la COSSE ont été évoqués le poids des tâches administratives à réaliser mais aussi l’inconfort à gérer les prises de rendez-vous pendant les consultations quand les professionnels n’ont pas de secrétariat ou que celui-ci est absent pour quelque raison que ce soit.
Qu’est-ce qu’un secrétariat mutualisé ?
Le secrétariat mutualisé est un secrétariat partagé par différents professionnels. Mis en place par la COSSE, il propose deux types de missions différentes :
- La première permet l’accueil téléphonique des patients sur différentes plages horaires définies par chaque professionnel de santé à l’avance en vue de fixer les rendez-vous des consultations. Ce secrétariat est ouvert en cas d’absence du secrétariat habituel (congés, arrêts maladie…) ou lorsque les appels sont trop nombreux pour les standards (mise en débordement). A la demande des professionnels, la secrétaire peut également être amenée remplacer le secrétariat d'un cabinet afin d'en assurer l'accueil physique de la patientèle.
- La seconde concerne les aspects administratifs liés à l’activité de chacun des professionnels de santé et les relations avec l’assurance maladie (télétransmission, saisie comptable, gestion du tiers payant, gestion des impayés, scan des ordonnances…)
Le but poursuivi
Le but est de dégager du temps pour les professionnels sur ces aspects administratifs. Ce service leur permettra de se recentrer sur leur cœur de métier en favorisant la continuité des soins mais aussi de s’engager dans l’organisation du territoire pour améliorer le parcours de soin et de santé et mieux prendre en charge les patients.
Commencer en proposant un agenda commun
Les professionnels utilisent le secrétariat pour la prise de rendez-vous en étant interconnecté avec les secrétariats existant. Un logiciel commun à plusieurs professionnels a été acquis.
La secrétaire prend directement les rendez-vous auprès en fonction des disponibilités des professionnels et de la demande du patient.
Le logiciel contient également le dossier du patient. Avec l'accord de ce dernier, son dossier est consultable par les professionnels auprès desquels il consulte lorsqu'ils ont adhéré au secrétariat mutualisé, et ceci afin de faciliter sa prise en charge.
Un coût raisonnable
La COSSE a mis en place un tarif qui répercute au professionnel le coût exact de la prestation qu’il a demandée sans faire aucun « bénéfice ». Les statuts ont été modifiés dans ce sens et le permettent. L’embauche d‘une secrétaire/standardiste a été réalisée.
Une consultation des professionnels
Dans un premier temps, les professionnels ont été consultés par un questionnaire sur leurs besoins en secrétariat téléphonique et administratif. Des rencontres ont commencé en fin 2014 pour échanger sur les différentes visions des professionnels par rapport à ce projet, envisager les besoins en matériel et leur coût et bénéficier d’une démonstration d’un des logiciel pressentis pour la mise en route du secrétariat mutualisé.
Vous êtes un professionnel de santé et vous exercez sur le territoire de la CASE, ce projet vous intéresse et vous voulez participer à sa mise en place ou vous souhaitez pouvoir y avoir recours, contactez-nous ICI.